Gesetzes-konforme E-Mail Archivierung für Unternehmen

 
E-Mail-Postfächer werden im Laufe ihres Lebens immer größer, wenn keine Archivierung stattfindet. Dadurch nimmt auch die Gesamtgröße der Mail-Datenbank zu.
Zu große Postfächer belasten nicht nur Ihre Mail-Server, sondern führen zu unterschiedlichen Problemen im Unternehmen.
 

Email-Archivierung mit Journalpostfach in Exchange

Im Journal-Postfach werden alle ein- und ausgehenden E-Mails aller Postfächer gespeichert.
Auf diese einfache Weise kann der komplette E-Mail-Verkehr eines Unternehmens in diesem zusätzlichen Postfach gesichert werden.
Bedingt dadurch, dass sämtliche Mails in einem einzigen Postfach gesichert werden, ergeben sich aber auch einige Nachteile. So lässt sich das Journalpostfach nur mühsam indizieren und durchsuchen. Ein komfortabler Zugriff auf archivierte E-Mails ist nicht möglich. Außerdem wächst es beständig. Was nun?

Gesetzes-konforme E-Mail-Archivierung mit MailStore

BIK setzt hier auf MailStore, dem führenden Anbieter für Mail-Archivierung. Als zertifizierter MailStore-Partner kann BIK auf viele erfolgreiche Projekte zurückblicken. MailStore vereint alle Vorteile einer modernen, gesetzes-konformen E-Mail-Archivierung für kleine und mittlere Unternehmensgrössen. Ihre Mitarbeiter können bequem auf alle archivierten Mails zugreifen. Da sich die archivierten Mails nun in einer anderen Datenbank auf einem anderen Server befinden, wir Ihre Mail-Datenbank wieder schlanker, denn das Journal-Postfach kann nun kontinuierlich gelöscht werden. 

 

Email-Archivierung in Outlook?

Auch Outlook stellt Möglichkeiten zur Mail-Archivierung zur Verfügung. Entweder man aktiviert die Autoarchivierung in Outlook oder man archiviert seine Mails manuell. Im Gegensatz zur ost-Datei, die mit Exchange synchronisiert wird, handelt es sich bei einer Archiv-Datei in Outlook um eine pst-Datei.Diese ist nur lokal vorhanden und deshalb nicht im zentralen Server-Backup enthalten. Bei einem Verlust der lokalen pst-Datei (Virus, Defekt der Festplatte, Diebstahl, versehentliches Löschen) sind die darin enthaltenen, archivierten E-Mails verloren. Eine regelmäßige Sicherung dieser Archiv-pst-Datei auf ein Serverlauftwerk oder auf ein weiteres externes Laufwerk ist deshalb unbedingt notwendig. Aus genannten Gründen ist diese Methode ist für Unternehmen nicht empfehlenswert.
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